こんな方におすすめ
- 仕事で余裕がなく、常に忙しい
- いつも時間に追われている
- 仕事で余裕がある人が羨ましい
この記事を書いてる人
- 農林水産省推進、『ノウフク・アワード2022』水産企業で歴代初の受賞。
- 『とうほくSDGsアワード2023』優秀賞
- 人の心を様々な角度から理解し、導くメンタルデザイナー
- サラリーマン、経営者の経験(3社)を持つ32歳。
この記事を読んでわかること
- 仕事に余裕がない人の特徴5つ
- 仕事に余裕がない原因４つ
- 仕事を余裕を持ってやる方法５つ
仕事に余裕がない人の特徴
仕事に余裕がないと気が休まらず、常に緊張した状態が続きます。
それが毎日あると人は疲弊し、パフォーマンスが落ちます。
すると負のスパイラルに陥ってしまいます。
忘れやすい
タスクが多くある場合、余裕がない人はタスクを忘れる特徴があります。
それは、タスクの大小関係なく忘れてしまうので周囲からやる気がないと思われてしまう場合もあります。
机が汚い
常に何かしらの資料が無造作に重ねられており、ひどい場合には隣の机や、机脇、足元にも資料がある場合があります。
見たい資料がどこにあるかを、まずは探し出すところからになっている人は注意が必要です。
マルチタスク
さまざまなタスクを効率よくやろうとして、結果的にそれぞれのタスクが中途半端になってしまいます。
タスクを完結できないといつまでも記憶しておくため頭の中が常にいっぱいになってしまいます。
人の行動が気になる
自分のタスクに関係のある他の人のタスクの進捗が気になり、口出しをしてしまう場合があります。その人がタスクを完了しないと自分がそのタスクを始められないという状況は仕事に余裕がない人にとっては1番ストレスを感じてしまいます。
その時は人が変わったように怒ることがあります。
あり得ないミスをする
仕事に余裕がない場合、普通はしないようなミスをすることがあります。
実際にあった例を紹介します。
「せっかく作った資料を机の上に置き、それで満足してしまい、プレゼンの時に忘れてしまった」
など、タスクをこなすことで精一杯なのが見て取れるようなミスをしてしまいます。
仕事に余裕がない原因
余裕がない原因はいくつかあります。
それは自分に非がある場合とない場合に分けることができ、自分に非がある場合でも時間が解決してくれる場合があります。
今回は自分に非があり、時間が解決できない場合の原因を解説します。
心当たりがあれば、改善しなければならないことですのでじっくり見てみましょう。
仕事の抱え過ぎ
つまりキャパオーバーな状態です。
自分の許容範囲を超えてしまっている量の仕事を抱えていると人は余裕がなくなります。
許容範囲とは今日の仕事だけではなく、3日後までにやらなければならない仕事や毎週末までにやる仕事、月末にやる仕事などさまざまな括りで仕事を抱えていると、どの順番で仕事をやれば良いかがわからなくなります。
本来であれば「3日後のまでの仕事は軽めだから前日に始めれば終わる」や「月末の仕事は1週間くらいかかるからそのくらいから始める」など仕事量に合わせてスケジュールを組む必要があります。
しかし、仕事を抱え過ぎているとそれらを考える余裕がなくなり、目の前の仕事を終わらせることで必死になってしまい、スケジュールを作れなくなることで、更に余裕がなくなっていまします。
疲労が抜けてない
仕事が終わっていないと休日にも影響が出ます。
休日には仕事からの開放感でダラダラと過ごしてしまいがちです。
しかし、休日にダラダラ過ごすことは体力の回復には役に立ちますが、精神面での回復には何も役に立ちません。
そして休日の最後には次の日から始まる仕事を気にしてしまい、憂鬱になってしまいます。
筆者もサラリーマンだった頃、この現象に陥ってしまってました。
土日の休みでしたが、日曜の昼を過ぎると仕事を考えてしまい、憂鬱でした。
そこにお酒を飲んで寝るのですが、最悪の月曜日になってしまうのが毎週のルーティンでした。
時間配分ができていない
先ほどの『仕事の抱え過ぎ』と似ている部分ですが、仕事の時間配分を見誤り、1時間で終わると予想していた仕事が3時間かかってしまったり、終わらなせることができなかったりすると、全ての予定が狂ってしまい、締切に追われ、余裕がなくなってしまうのです。
仕事を余裕を持ってやるため方法
ここまで読み進めた方は特徴と原因が理解できたかと思います。
ここからはその原因や特徴を解決する方法を解説します。
タスク管理
この方法で解決できる特徴と原因は、
です。
仕事を振られた時にそれにかかる時間を少し多めに見積もります。
1時間で終わると思ったのならば2時間とってください。
3日かかると思った場合は5日かかると思うくらいがちょうどいいかと思います。
大事なことは余裕を持つことです。
そしてスケジュールに落とし込み、そのスケジュールは何がなんでも守ると心に誓いましょう。
休日の過ごし方の見直し
この方法で解決できる特徴と原因は、
です。
休日をダラダラ過ごすのではなく、少なくとも平日と同じ時間には起床します。
そして自分の趣味の時間に使ってください。
自分の趣味がないというのであれば図書館へ行き、読書をしましょう。
趣味や読書は精神を安定させることができます。
できれば趣味で体を動かすことができると尚良いです。
筆者は平日と休日どちらも朝4:30から5:30ころ目を覚まし、集中したい仕事を1時間程度こなし、15分から30分程度の読書をして、3kmから5km程度のジョギングをしています。
雨が降った場合はチャンスタイムとして仕事か読書の時間を伸ばしています。
そして日中の平日は仕事、休日は家族との時間を有意義に使っています。
TODOリストを使う
この方法で解決できる特徴と原因は、
です。
筆者が実際に使っているアプリをご紹介します。
基本的にTODOアプリを使うことによりいつでも、どれくらいの仕事をしなければならないかが可視化できます。
そしてどの仕事からしなければならないかを入れ替えることができるので、スケジュール管理としても利用できます。
筆者が使っているアプリは『Things3』というアプリです。
いろいろ使いましたがこれに落ち着いてます。
TODOアプリはたくさんありますので自分でいろいろ試しながら使いやすいと思うものを使うことをお勧めします。
タスクとまではいかないけど、やらなければならない細かいことや、ふと疑問に思った聞きたいことをこれにメモしておくだけで、今日のTODOになるので忘れることもありませんし、仕事が終わった時にこのリストが全部消えている画面を見ると、仕事が終わったと切り替えるきっかけにもなるので、いきなりたくさんの方法を試せない、と考えている人は、この『TODOリストを使う』から始めることをお勧めします。
机は常に整理整頓
この方法で解決できる特徴と原因は、
です。
1週間以上開いていない資料等は所定の位置に戻しましょう。
また、パソコンから印刷したデータは捨てましょう。
わざわざパソコンで見ることができるのに印刷するのは意味がありません。スペースをとってしまうことと印刷代が無駄です。
仕事をしている時に、目に入ってきた資料を見て、集中力が切れてしまうなど、脱線する可能性を低くしてあげることによりマルチタスクも減り、１つの仕事をやり切るまで集中を保つことができます。
机が整理されている状態とは、頭が整理されている状態とも言えます。
この集中する力が仕事に余裕がない人には必要だと思います。
これも簡単にできることなのでぜひやってみましょう。
わからないことは周りに聞く
この方法で解決できる特徴と原因は、
です。
30分考えてもわからなければそれは人に聞くべきです。
聞き方も大事ですので簡単に紹介すると、その30分で調べたものや考えたことを聞く人に伝えて、「それでもわからなかったから教えて欲しい」という文章にすればその30分は無駄にはなりません。
また、考え方や調べ方に問題があればそこから正してくれるはずです。
結果的に次につながる、無駄のない方法となります。
また、その仕事の負荷が大き過ぎる場合、相談した人が手伝ってくれたり、助言してくれます。
すると、できない仕事がしっかりとサポートされるので余裕が生まれます。
余裕がある人の特徴
全ての解決方法を解説しました。
ここで目指すべき余裕がある人の特徴を解説いたします。
周りに優しい
自分と同じ経験をしている人がいると、気持ちがわかるので優しく接することができるようになります。
将来を考えている
余裕が生まれると、目の前のことではなく少し先のことを考えれるようになっていきます。
余裕があればあるほど遠くの将来を考えるようになります。
趣味に時間を使っている
休日の趣味が楽しくなり、仕事のモチベーション維持にも繋がります。
『仕事の嫌なことを忘れるための趣味』から『仕事を充実させるための趣味』と変化してきます。
最後に
仕事に余裕がない人の特徴から原因、対策方法、自分のなるべき姿を解説してきました。
時間が解決できない内容だったのであとは自分が行動するかがポイントとなってきます。
そんな方に次にお勧めする記事はこちらです。
是非読んで終わりではなく行動に繋げましょう。
